Regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
oraz podejmowania działań następczych
obowiązujący w MAN Shared Services Center Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu

§ 1
Cel stosowania procedury

1. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa zasady zgłaszania nieprawidłowości oraz zasady postępowania ze zgłoszeniami, w szczególności:

a) jakie nieprawidłowości można zgłaszać;
b) kto może zgłaszać nieprawidłowości i w jaki sposób chroni się zgłaszających;
c) w jaki sposób zgłasza się nieprawidłowości;
d) kto i w jaki sposób zajmuje się zgłoszeniami – w jaki sposób się je wyjaśnia i jakie działania podejmuje w związku z nimi.

2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania MAN Shared Services Center Sp. z o.o. (dalej MAN SSC) i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w MAN SSC.
3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Niniejszy Regulamin ustalony został po konsultacji z Radą Pracowników.
5. Regulamin obowiązuje wszystkich Pracowników oraz osoby, które w ramach innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych MAN SSC. Każdy z Pracowników oraz osób fizycznych powyżej wskazanych zobowiązana jest do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu, a nowy Pracownik oraz osoba powyżej wskazana zobowiązana jest zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu przed dopuszczeniem do pracy lub świadczenia usług.
6. Pracodawca zobowiązany jest Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazać informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
7. Niniejszy Regulamin stanowi wykonanie przez Pracodawcę zapisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928).

§ 2
Definicje

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

a) Podmiot prawny – spółka MAN Shared Services Center Sp. z o.o. / podmiot prywatny / w dalszej części niniejszego regulaminu zwany również Pracodawcą
b) Pracownicy – wszystkie osoby fizyczne zatrudnione u Pracodawcy na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, świadczące dla Pracodawcy pracę lub usługi, w tym:

a’) pracownik;
b’) pracownik tymczasowy;
c’) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d’) przedsiębiorca;
e’) prokurent;
f’) akcjonariusz lub wspólnik;
g’) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h’) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i’) stażysta, wolontariusz oraz praktykant;

c) Sygnalista [osoba dokonująca zgłoszenia] – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
d) Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
e) Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
f) Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
g) Osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
h) Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
i) Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
j) Działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
k) Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
l) Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
m) Zgłoszenie – należy przez to rozumieć pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z niniejszym regulaminem oraz z wymogami określonymi w ustawie;
n) Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
o) Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
p) Portal Speak up! – elektroniczny systemem informacyjny udostępniony pracownikom i osobom trzecim w celu zapewnienia poufności i bezpieczeństwa w przekazywaniu zgłoszeń;
q) Biuro dochodzeniowe – to zespół fachowców w ramach Grupy Traton, działających na rzecz Pracodawcy, w celu przyjmowania i opracowania zgłaszana potencjalnego naruszenia prawa przez pracownika;
r) Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.2

§ 3
Zakres podmiotowy i przedmiotowy

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) zdrowia publicznego;
i) ochrony konsumentów;
j) ochrony prywatności i danych osobowych;
k) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
l) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
m) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
n) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w podpunktach 1.a. – 1.p.
2. Osobami uprawnionymi do dokonania zgłoszenia, w kontekście związanym z pracą są:
a) Pracownik;
b) Osoby, z którymi stosunek pracy zakończył się;
c) Osoba, która wykonywała pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio względem osoby pomagającej zgłaszającemu w dokonaniu zgłoszenia tj.; osobie fizycznej, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona oraz osobie powiązanej z sygnalistą tj.: osobie fizycznej, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

§ 4
Dokonywanie zgłoszenia

1. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia przekazywanie informacji o nieprawidłowościach za pośrednictwem łatwo dostępnych kanałów w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia, a równocześnie zapewniający ochronę przed skierowanymi przeciwko sygnaliście działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
2. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane:
a) za pośrednictwem Portalu Speak up! dostępnego pod adresem internetowym: https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=22vwtb2&c=-1&language=pol;
b) za pośrednictwem adresu e-mail: investigation-office@traton.com
Sygnalista może wnioskować za pośrednictwem ww. kanałów o zorganizowanie osobistego spotkania z odpowiednim przedstawicielem Pracodawcy.
3. Zgłoszenia wewnętrzne za pośrednictwem Portalu mogą być dokonywane anonimowo. Po dokonaniu zgłoszenia zostanie utworzona skrzynka pocztowa, która posłuży do komunikacji między sygnalistą a przedstawicielem Biura Dochodzeniowego.
4. Jednostką odpowiedzialną za przetwarzanie wszystkich zgłoszeń jest Biuro Dochodzeniowe, które monitoruje oraz koordynuje dochodzenie prowadzone w związku ze zgłoszeniem. Biuro Dochodzeniowe dokonuje prawnej oceny stwierdzonego stanu faktycznego zgłoszenia oraz udziela odpowiedzi zwrotnej Sygnaliście. Biuro Dochodzeniowe może poprosić o wsparcie dostawców usług zewnętrznych.
5. W ramach przygotowania Biuro Dochodzeniowe sprawdza, czy przyjęte zgłoszenia są poparte faktami i dowodami. Przeprowadzane jest wówczas dochodzenie wstępne dotyczące możliwego naruszenia regulacji opisanego w zgłoszeniu, które ma na celu ustalenie, czy występują wystarczające przesłanki świadczące o możliwym naruszeniu regulacji. Do dochodzenia wstępnego Biuro Dochodzeniowe może zaangażować przedstawicieli Pracodawcy lub inne działy posiadające fachową wiedzę.
6. Osoba Dokonująca Zgłoszenia otrzyma w Portalu lub na wskazany adres e-mailowy potwierdzenie dokonania zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie wskazał adresu kontaktowego.
7. Zgłoszenia przetwarzane są bez zbędnej zwłoki. Biuro Dochodzeniowe określi status lub planowane działania następcze lub dalsze czynności w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia z powodu nie podania adresu kontaktowego przez Sygnalistę. Biuro Dochodzeniowe określi status lub planowane działania następcze lub dalsze czynności w terminie 3 miesięcy i 7 dni. Biuro Dochodzeniowe poinformuje Sygnalistę o statusie zgłoszenia, planowanych działaniach następczych lub dalszych planowanych czynnościach, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Biuro Dochodzeniowe przyjmuje, rejestruje i dokumentuje zgłoszenia w elektronicznym rejestrze zgłoszeń. Spis ten będzie zawierał:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia przepisów prawa lub wytycznej wewnętrznej obowiązującej u pracodawcy;
c) datę dokonania zgłoszenia;
d) dane osobowe sygnalisty, w tym adres do kontaktu, jeśli został podany;
e) dane osoby, której zarzucono naruszenie;
f) dane osób wobec których popełniono naruszenie;
g) informację o podjętych działaniach następczych;
h) datę zakończenia sprawy.
9. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, oraz powinno zawierać co najmniej poniżej wskazane informacje:
a) datę i miejsce wystąpienia naruszenia lub okoliczności, które mogą prowadzić do naruszenia prawa;
b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności mogących spowodować naruszenie prawa;
c) identyfikację podmiotu objętego zgłoszeniem;
d) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia;
e) przedstawienie wszystkich dowodów i informacji posiadanych przez Sygnalistę, które mogą pomóc w rozpatrzeniu zgłoszenia;
f) wskazanie preferowanej metody kontaktu zwrotnego.
10. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 5
Weryfikacja zgłoszenia

1. Weryfikacja zasadności zgłoszenia odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego, zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy regulacjami oraz informacjami uzyskanymi z komórek organizacyjnych, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia, przy zachowaniu zasad bezstronności, staranności oraz poufności tożsamości.
2. Jeżeli w wyniku analizy zgłoszenia lub w trakcie postępowania wyjaśniającego zostanie ustalone, że Sygnalista świadomie podał nieprawdę lub zataił prawdę, może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie fałszywego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
3. Na żądanie Pracodawcy lub Biura dochodzeniowego, każdy pracownik jest zobowiązany dostarczyć potrzebne informacje lub udostępnić wymagane dokumenty, niezbędne do ustalenia wszystkich okoliczności rozpatrywanego zgłoszenia.
4. Każdy pracownik ma obowiązek współpracy w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, w szczególności poprzez dostarczanie potrzebnych informacji oraz stawienie się w wyznaczonym terminie w celu złożenia wyjaśnień.
5. Osoby biorące udział w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru swojego udziału, są zobowiązane do zachowania poufności wszelkich informacji, które uzyskały w trakcie postępowania. Obowiązek ten obowiązuje również po zakończeniu postępowania.
6. Z wysłuchania pracowników wezwanych w celu złożenia wyjaśnień sporządza się protokół.
7. Weryfikacja zasadności zgłoszenia i oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanego w jego treści kończy się sporządzeniem informacji końcowej, która może potwierdzić prawdziwość informacji o naruszeniu prawa lub nie potwierdzić prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.
8. Końcowy raport dotyczący zgłoszenia zawiera opis naruszenia prawa, wyniki postępowania wyjaśniającego, ocenę zasadności zgłoszenia oraz w przypadku jego uznania za zasadne, zalecenia dotyczące odpowiednich działań wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie. Raport obejmuje także rekomendacje mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom w przyszłości.
9. Po zapoznaniu się z końcowym raportem dotyczącym zgłoszenia, Pracodawca, bądź osoba przez niego upoważniona decyduje o podjęciu działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń prawa oraz zapobieganie ich powtórzeniu. Działania te mogą obejmować środki przewidziane przez prawo pracy, zmiany organizacyjne, kontrole lub zawiadomienie odpowiednich organów.
10. Dane w rejestrze zgłoszeń będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 6
Zakazane działania odwetowe

1. W stosunku do Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby stosowania takich działań.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub działań innego rodzaju wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną.
3. Niedopuszczalnym jest stosowanie wobec Sygnalistów działań odwetowych w szczególności:
a) odmowie nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
j) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
m) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n) mobbingu lub dyskryminacji;
o) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
p) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
q) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
r) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
s) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
t) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 3 pkt a-t.
5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis ust. 3 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

§ 7
Zachowanie poufności

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Biuro Dochodzeniowe. Biuro Dochodzeniowe zobowiązane jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom tego podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i prawnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych postępowań przez organy krajowe. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
3. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 8
Zgłoszenie zewnętrzne

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, może nastąpić w każdym przypadku.
5. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego, Rzecznika Praw Obywatelskich albo do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem zgłoszenia do Biura Dochodzeniowego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

6. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
a) Infolinia BRPO
nr tel.: 800 676 676 – połączenie bezpłatne z telefonów stacjonarnych oraz komórkowych
nr tel.: (22) 551 77 91 – połączenie płatne zgodnie z cennikiem operatora
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

b) Dodatkowe adresy do kontaktu:
Biuro Pełnomocnika Terenowego RPO w Gdańsku
Zajmuje się sprawami z woj. zachodniopomorskiego, pomorskiego i warmińsko-mazurskiego.
Adres: ul. Chmielna 54/57, 80-748 Gdańsk
Telefon bezpośredni do BPT w Gdańsku: (22) 20 98 550
e-mail: gdansk@brpo.gov.pl

Katowice – Biuro Pełnomocnika Terenowego RPO
Zajmuje się sprawami z województw śląskiego, małopolskiego i świętokrzyskiego.
Adres: ul. Jagiellońska 25, 40-032 Katowice
tel. (32) 72 86 800 do 31 sierpnia 2023 r.
Telefon bezpośredni do BPT w Katowicach: (22) 20 98 555
e-mail: katowice@brpo.gov.pl

Wrocław – Biuro Pełnomocnika Terenowego RPO
Zajmuje się sprawami z województw dolnośląskiego, lubuskiego i opolskiego.
Adres: ul. Wierzbowa 5, 50-056 Wrocław
Telefon bezpośredni do BPT we Wrocławiu: (22) 20 98 560
e-mail: wroclaw@brpo.gov.pl

A także w czasie dyżurów w tych miastach:
Bydgoszcz – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy, ul. Jagiellońska 3, wejście ul. Księdza Stanisława Konarskiego 1/3 (parter)
Przyjmują: pracownicy z Biura Pełnomocnika Terenowego RPO w Gdańsku
Koszalin – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: Urząd Miejski w Koszalinie, ul. Rynek Staromiejski 6-7 (sala klubowa A)
Przyjmują: pracownicy z Biura Pełnomocnika Terenowego RPO w Gdańsku
Kraków – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, ul. Basztowa 22, sala 201 (202)
Przyjmują: pracownicy z Biura Pełnomocnika Terenowego RPO w Katowicach
Lublin – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: Urząd Miasta w Lublinie, plac Króla Władysława Łokietka 1, sala nr 3
Przyjmują: pracownicy z Biura Rzecznika Praw Obywatelskich w Warszawie
Szczecin – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: W siedzibie Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego ul. Mickiewicza 41
Wałbrzych – Punkt Przyjęć Interesantów RPO
Adres: Urząd Miejski w Wałbrzychu, Plac Magistracki 1 (II piętro, sala nr 25)
Przyjmują: pracownicy z Biura Pełnomocnika Terenowego RPO we Wrocławiu

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której
dotyczy zgłoszenie od sygnalisty
1. Administratorem danych osobowych jest MAN Shared Services Center sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu ul. Kolorowa 6, 60-198 Poznań, dalej: Administrator.
2. Administrator zapewnia kontakt z Data Protection Officerem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: https://www.man.eu/pl/pl/general/data_subject_rights.html;
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c)
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i
w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn.
zm.) – dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia
14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań
związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.
4. Administrator będzie przetwarzać następujące dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu
sygnalisty: ……………….., (należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym)
– jako dane osobowe dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, rozumianej jako
osoba fizyczna, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która
dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się
naruszenia prawa, jest powiązana.
5. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, tj………………….. (należy podać dane sygnalisty, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista
nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów)
6. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich
przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione
podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę
działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe mogą
być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie
przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym
administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań
następczych.
7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku
kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu
postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu
art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych
osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art.
6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Posiada Pani/Pan prawo sprostowania danych osobowych, usunięcia w przypadkach
przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
9. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu
Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych
Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
10. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne (w zgłoszeniu sygnalisty).
11. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą
podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
(należy poinformować o profilowaniu lub podejmowaniu decyzji w sposób zautomatyzowany na podstawie profilowanych danych, jeżeli ma to miejsce )

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty
w przypadku ujawnienia (w uzasadnionych przypadkach) jego tożsamości
1. Administratorem danych osobowych jest MAN Shared Services Center sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu ul. Kolorowa 6, 60-198 Poznań, dalej: Administrator.
2. Administrator zapewnia kontakt z Data Protection Officerem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: https://www.man.eu/pl/pl/general/data_subject_rights.html;
3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) –
dalej RODO (zgoda na ujawnienie tożsamości), w związku z przepisami ustawy z dnia
14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań
związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych, w tym ujawnienia, w uzasadnionych
przypadkach, tożsamości sygnalisty.
5. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich
przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione
podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę
działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe mogą
być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie
przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym
administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań
następczych, dane osobowe pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty mogą być
udostępnione osobom, których dotyczy zgłoszenie lub wskazanym w zgłoszeniu.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku
kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu
postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania,
usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia
przetwarzania, oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma
wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W przypadku wycofania zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, dane osobowe nie
będą udostępniane (od momentu wycofania zgody).
8. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu
Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych
Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
10. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą
podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. (należy poinformować o profilowaniu lub podejmowaniu decyzji w sposób zautomatyzowany na podstawie
profilowanych danych, jeżeli ma to miejsce)

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty
1. Administratorem danych osobowych jest MAN Shared Services Center sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu ul. Kolorowa 6, 60-198 Poznań, dalej: Administrator.
2. Administrator zapewnia kontakt z Data Protection Officerem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: https://www.man.eu/pl/pl/general/data_subject_rights.html;
3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
1) art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie
danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej RODO –
obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych
z obsługą zgłoszeń wewnętrznych,
2) art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów,
jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.
5. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich
przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione
podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę
działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe mogą
być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie
przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym
administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań
następczych.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku
kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu
postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania,
usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia
przetwarzania.
8. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu
Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych
Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
10. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą
podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. (należy poinformować o profilowaniu lub podejmowaniu decyzji w sposób zautomatyzowany na podstawie
profilowanych danych, jeżeli ma to miejsce)